POLITICAS
A través del presente queremos ponerles a su consideración nuestra propuesta de servicios turísticos para cubrir las necesidades de su empresa.
Nuestros servicios son los siguientes:
Contamos con consultores de viajes especializados que ponemos a su disposición un equipo de consultores de viajes altamente capacitados a fin de brindarle de una manera exclusiva los servicios de:
- Servicio a empleados en viajes personales: VITOUR ofrecerá los servicios y beneficios a los empleados de la institución en viajes personales. A excepción del seguro de viaje obtenido en la tarjeta empresarial de viajes asignada a rifas en ocasiones especiales y otorgamiento de paquetes aéreos y turísticos.
- Cotización de boletos en diferentes opciones de aerolíneas, rutas, conexiones y demás variantes involucradas en el servicio. Siempre respetando los acuerdos que se mantienen en las líneas aéreas y explotando al máximo estos beneficios.
- Reservaciones de los espacios en vuelos.
- Emisión y entregas de boletos en nuestras oficinas.
- Compra de impuestos de salida.
- Confirmaciones de cupos o cambios según sea necesario.
- Reservaciones de hotel y vehículos en los casos que se soliciten.
- Manejo y organización de paquetes especiales de viaje para la empresa y sus empleados, según sea solicitado.
- Reportes mensuales, trimestrales y anuales. La agencia deberá presentar reportes mensuales, trimestrales y anuales, conteniendo detalles de rutas usadas, costo por ruta, montos totales, frecuencias de viaje por ruta, viajero, y toda información estadística para llevar un mejor control. Asimismo, dentro de los reportes, se incluirá lo pagado a la agencia y los beneficios, tanto de la agencia como de la línea aérea y facturas de crédito vencidas.
- Control de pagos y créditos.
- Control y verificación de beneficios con las aerolíneas.
- Cualquier otro servicio relacionado con su rubro.
- Status de vuelos (clases de boletos, boletos sin restricciones y otros).
- Manejo de programas especiales ofrecidos por las diferentes líneas aéreas.
- Ascensos a primera clase, siempre y cuando haya espacio.
- Mejores Tarifas: Las tarifas más bajas de la plaza “garantizada”.
- Servicio de emergencia las 24 horas a un teléfono asignado. (incluye fines de semana.)
- Ascensos a clase ejecutiva viajando en American Airlines siempre y cuando haya espacio.
- Por la compra de Boleto a Miami una semana de Auto económico sin seguro.
- Gozarán de nuestras tarifas preferenciales.
- Plan de viajes y ahorro: estamos en la mejor disposición de organizar un plan de ahorro o financiamiento para los viajes personales de los empleados de su empresa.
- Ofrecemos también facturación al crédito de paquetes turísticos, cruceros, con el mismo sistema utilizado en la facturación de boletos aéreos.
VITOUR se compromete en todo momento a buscar la mejor opción en precio posible para los destinos y rutas que se le soliciten. Teniendo como responsabilidad el velar por este punto y cumplirlo en todo momento, garantizando que ninguna agencia pueda ofrecer un mejor precio en las mismas condiciones de boletaje y rutas, de ser así, poder rectificar sus precios a las tarifas que se encuentren o se obtengan en cualquier momento de otras fuentes confiables.
VITOUR ofrece 30 días de crédito para la cancelación de facturas por servicios brindados a su compañía y ésta deberá cancelar sus deudas con VITOUR, en forma puntual y respetando los días de crédito ofrecidos para la compañía.
La forma de pago podrá también ser vía tarjeta de crédito, según se indique al momento de compra de los boletos o servicios prestados.
- Facturación de los Servicios
La facturación de los servicios será en forma clara, ordenada y detallada, especificando cada rubro que se está pagando por la empresa. Por ejemplo, debe contener costo en si del boleto, impuestos de cada país, impuestos de venta, etc.
Ofrecemos facturar cada boleto emitido para tener claridad del proceso y la factura debe llevar su respectiva referencia y solicitud del boleto debidamente autorizado por la empresa.
Adjunto a esta oferta de servicios, y como parte de la misma, se encuentra un documento que contiene el proceso de solicitud y autorización de boletos aéreos para la empresa, este documento tiene como fin, dejar en forma clara el proceso a seguir dentro de la compañía, para la emisión de boletos y el pago de los servicios prestados.
Beneficios Especiales
Programa Corporativo TACA: si un organismo cuenta con el beneficio del programa corporativo TACA, el cual consiste en la acumulación de puntos por cada boleto aéreo volado en las líneas del Grupo TACA, Vitour le mantendrá al día su estado de cuenta de puntos.
Promociones Especiales: Agencia de Viajes VITOUR, ofrecerá paquetes vacacionales de temporada para Semana Santa, Feriados, Vacaciones Escolares, Navidad y Año Nuevo.
Tarifas Especiales: Agencia de Viajes VITOUR es una de las pocas agencias privilegiadas en San Pedro Sula, con las tarifas WEB en el sistema SABRE.
Por ser una agencia Mayorista gozamos de tarifas especiales en cruceros, alquileres de carro y hoteles.
Boletos Gratis: Además por el volumen anual de compra, le otorgamos un boleto gratis, que puede ser a Miami o Centroamérica. Esto se definirá de acuerdo con la ruta que hayan comprado más durante el año.
Por todas las razones antes mencionadas, facultamos a ustedes para que nos investiguen nuestro comportamiento y nuestro cumplimiento y seriedad en nuestras obligaciones, confiando en que seamos los favorecidos al ser seleccionados por ustedes, para poderles brindar lo mejor de nosotros.
PROCEDIMIENTO PARA SOLICITUD DE SERVICIOS
AGENCIA DE VIAJES
Toda compra de boletos aéreos y servicios relacionados, se tramitarán con el formato de Solicitud de Servicios de Agencia de Viajes, los que estarán disponibles en el sistema de cómputo de las secretarias asignadas a cada función.
Será la responsabilidad del funcionario viajero o su delegado, la de completar debidamente la porción del formulario que le corresponde, tales como:
- Nombre del solicitante y viajero(s)
- Fecha de solicitud
- Cuenta de gastos
- Departamento (División)
- Destinos
- Fechas y otros servicios
Una vez recopilada toda la información, se revisará y confirmará el contenido (incluye la codificación contable), completará la información que se requiera y acordará con el solicitante lo referente a su preferencia de vuelo e itinerarios disponibles. En base a ello, solicitará a la Agencia las alternativas a evaluar.
La información deberá incluir costo del boleto aéreo, número de comprobante asignado por la Agencia de Viajes y al menos tres cotizaciones, si el viaje es fuera de Centro América.
Es necesario que la solicitud (con la información completa), sea autorizada por el jefe inmediato del solicitante. Este paso puede ser realizado por el interesado o la persona que él designe.
Sin excepción, todas las solicitudes deben ser autorizadas por funcionario competente y con la debida autorización para tal caso.
Con la solicitud debidamente autorizada, se deberá iniciar los trámites respectivos con la Agencia de Viajes en forma personal.
La solicitud que se presenta a la Agencia de Viajes, no debe presentar alteraciones de ningún tipo. En caso de que existiera, deberá ser presentada nuevamente para el visto bueno del gerente que autorizó el documento original.
Para obtener un mejor servicio, la solicitud del boleto aéreo, deberá hacerse con dos días de anticipación.
AGENCIA DE VIAJES
Con la solicitud debidamente autorizada, la Agencia de Viajes procederá con la emisión del boleto aéreo y la factura correspondiente. Debiendo emitir un juego de estos documentos por cada solicitud tramitada.
No se tramitarán solicitudes que presenten alteraciones.
Agencia de Viajes a la persona interesada o a quien ésta asigne, dejando evidencia de que el boleto aéreo ha sido entregado a satisfacción. Será requisito la presentación de la solicitud original debidamente autorizada.
El empleado de la Agencia de Viajes deberá verificar que los montos detallados en la factura, corresponden a los autorizados en la solicitud de servicio respectiva.
La documentación deberá incluir (todos en original):
- Solicitud del servicio (llena y autorizada)
- Factura de Agencia de Viajes (codificada según solicitud).
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